واحد نراق
دانشکده مدیریت گروه مدیریت دولتی
پایان نامه برای دریافت درجه کارشناسیارشد
 گرایش : تحول 
عنوان:
بررسی تاثیر اتوماسیون اداری بر عملکرد کاری پرسنل سازمان امور اقتصادی و دارائی استان مرکز
 
بهار 1392

 

تکه هایی از متن پایان نامه به عنوان نمونه :

(ممکن است هنگام انتقال از فایل اصلی به داخل سایت بعضی متون به هم بریزد یا بعضی نمادها و اشکال درج نشود ولی در فایل دانلودی همه چیز مرتب و کامل است)

چکیده: 1
فصل اول:کلیات تحقیق
1-1 مقدمه. 3
1-2-بیان مسأله. 4
1-3-اهمیت و ضرورت تحقیق 6
1-4-اهداف تحقیق 8
1-4-1-هدف اصلی 8
1-4-2- اهداف فرعی 8
1-5 فرضیه های تحقیق 9
1-5-1فرضیه اصلی 9
1-5-2.فرضیه های فرعی 9
1-6.متغیرهای تحقیق 10
1-6-1-متغیر مستقل 10
1-6-2-متغیر وابسته. 10
1-7-مدل مفهومی تحقیق 11
1-8- قلمرو تحقیق 11
1-8-1-قلمروزمانی 11
1-8-2-قلمرو مکانی 11
1-8-3-قلمرو موضوعی 12
1-9-تعریف واژه‌ها واصطلاحات: اتوماسیون اداری  : 12
فصل دوم:مروری بر ادبیات تحقیق
2-1 مقدمه. 15
2-2.اتوماسیون اداری 16
2-2-1.اداره مجازی : 16
2-2-2. سازمان‌ مجازی : 18
2-2-3.تفاوت اداره مجازی و سازمان مجازی : 19
2-2-4.سیر تکامل فناوری اداری : 19
2-2-4-1.دور اول ؛ فناوری اداری : 19
2-2-4-2.دوره دوم ؛ فناوری رایانه : 20
2-2-4-3.دوره سوم ؛ فناوری ارتباطات : 20
2-2-5.تعریف اتوماسیون اداری : 20
2-2-6.دستیابی به تعریفی بنیادین ؛ اتوماسیون چیست ؟. 23
2-2-7.اتوماسیون مکاتبات اداری : 24
2-2-8.سیستم های اطلاعات اداری 26
2-2-9.اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی : 27
2-2-10.مقایسه انواع سیستم های اطلاعاتی : 28
2-2-11.سیستم مکانیزه مکاتبات اداری ( اتوماسیون اداری ) 28
2-2-11-1.مکاتبات اداری : 29
2-2-11-2.انواع نامه ها: 29
2-2-12.علت اهمّیت مکاتبات اداری : 30
2-2-13.سیستم مکاتبات بدون کاغذ : 31
2-2-13-1.مشخصات و قابلیت های سیستم مکاتبات بدون کاغذ : 31
2-2-14.مزایای سیستم مکاتبات اداری : 33
2-2-15.سیستم جامع دبیرخانه : 34
2-2-16.مشخصات سیستم کارتابل هوشمند و دبیرخانه الکترونیکی : 35
2-2-17.سیستم سنتی عملیاتی دبیرخانه : 35
2-2-18.سیستم جامع دبیرخانه اتوماسیون : 37
2-2-19.بایگانی : 38
2-2-19-1.متخصصان علوم اداری بایگانی را در سه بخش زیر مورد بررسی قرار داده‌اند : 38
2-2-19-2.شیوه های بایگانی : 39
2-2-19-3.بایگانی ‌پیشرفته ‌و سیستمی : 40
2-2-20.خودکارسازی اداری : 40
2-2-21.مقدمات پیاده سازی اتوماسیون در سازمان : 43
2-2-22.انتخاب تاکتیک پیاده سازی : 53
2-2-23.تدوین روال ها و نحوه گردش مکاتبات و اعمال آنها : 55
2-2-24.قبل از استقرار اتوماسیون اداری 59
2-2-25.بعد از استقرار اتوماسیون اداری : 60
2-2-26.مشکلات پیش روی سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری : 61
2-2-27.ارگونومی در مکانیزاسیون اداری : 62
2-2-28.انواع کاربردها یا زیر سیستم های اتوماسیون اداری : 63
2-2-29.کاربردهای اتوماسیون اداری : 63
2-2-30.نمونه کاربردهای سیستم اتوماسیون اداری : 64
2-2-31.اتوماسیون اداری و ارتباطات : 67
2-2-32.چگونگی ارتباط اتوماسیون اداری با اطلاعات مدیریت : 69
2-2-33.ارزیابی مخاطرات امنیتی در سیستم های اتوماسیون اداری : 70
2-2-34.جایگاه و تأثیر امنیت سیستم اتوماسیون اداری در امنیت سازمان : 70
2-2-35.الگوی ارزیابی امنیت سیستم های اتوماسیون اداری : 71
2-2-36.اهداف امنیتی در سیستم های اتواسیون اداری : 72
2-2-37.معیارهای ارزیابی امنیت در سیستم اتوماسیون اداری : 74
2-2-38.مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری 74
2-2-39.مزایای سیستم مکاتبات اداری : 75
2-2-40.نقش اتوماسیون اداری در ارتباطات سازمانی : 80
2-2-41.شرکت برید سامانه نوین ، سازنده اولین سیستم دبیرخانه الکترونیکی کشور : 82
2-3.پیشینه تحقیق 83
2-3-1.تحقیقات داخلی: 83
2-3-2.تحقیقات خارجی: 87
2-4.معرفی سازمان امور اقتصادی ودارایی استان مرکزی 89
فصل سوم:روش‌ اجرای تحقیق
3-1مقدمه. 96
3-2 روش تحقیق 96
3-3 جامعه آماری 98
3-4 تعیین حجم نمونه. 98
3-5 روش نمونه گیری 98
3-6 روش گردآورى اطلاعات. 99
3-7 ابزار جمع‌آوری اطلاعات. 99
3-7-1.مصاحبه. 99
3-7-2.پرسشنامه. 99
3-8 روائی و پایائی پرسشنامه. 101
3-8-1 برآورد پایائی پرسشنامه. 101
3-8-2 روایی پرسشنامه. 101
فصل چهارم:تجزیه و تحلیل داده‌ها
4-1 مقدمه‏. 104
4-2 آمار توصیفی نمونه. 104
4-2-1 آمار توصیفی جنسیت پرسنل‌سازمان امور اقتصادی و دارائی استان مرکزی 105
4-2-2 آمار توصیفی سطوح تحصیلات پرسنل‌سازمان امور اقتصادی و دارائی استان مرکزی 106
4-2-3 آمار توصیفی سابقه‌کاری پرسنل‌سازمان امور اقتصادی و دارائی استان مرکزی 108
4-2-4 آمار توصیفی رده‌های سنی پرسنل‌سازمان امور اقتصادی و دارائی استان مرکزی 109
4-3 آمار استنباطی 110
4-3-1 فرضیه: بین نمرات سیستم اتوماسیون اداری و کارایی پرسنل‌سازمان امور اقتصادی و دارایی استان مرکزی رابطه معناداری وجود دارد. 111
4-3-2 فرضیه:بین نمرات سیستم اتوماسیون اداری و کیفیت خدمات پرسنل‌ سازمان امور اقتصادی و دارایی استان مرکزی رابطه معناداری وجود دارد. 115
4-3-3 فرضیه: بین نمرات سیستم اتوماسیون اداری و ایجاد وحدت رویه در انجام وظایف پرسنل‌سازمان امور اقتصادی و دارایی استان مرکزی رابطه معناداری وجود دارد. 119
4-3-4 فرضیه: بین نمرات سیستم اتوماسیون اداری و سرعت در انجام وظایف پرسنل‌سازمان امور اقتصادی و دارایی استان مرکزی رابطه معناداری وجود دارد. 124
فصل پنجم:نتیجه‌گیری و پیشنهادات
5-1 مقدمه. 130
5-2.نتایج تحقیق : 130
5-2-1.سیستم اتوماسیون اداری در سازمان امور اقتصادی ودارایی استان مرکزی موجب افزایش کارایی کارکنان می گردد. 130
5-2-2.سیستم اتوماسیون اداری در سازمان امور اقتصادی ودارایی استان مرکزی موجب افزایش کیفیت خدمات کارکنان می گردد. 131
5-2-3.سیستم اتوماسیون اداری در سازمان امور اقتصادی ودارایی استان مرکزی موجب ایجاد وحدت رویه در انجام وظایف کارکنان می گردد. 131
5-2-4.سیستم اتوماسیون اداری در سازمان امور اقتصادی ودارایی استان مرکزی موجب سرعت در انجام وظایف کارکنان می گردد. 132
5-2-5.سیستم اتوماسیون اداری در سازمان امور اقتصادی ودارایی استان مرکزی موجب صحت ودقّت در انجام امور محوله به کارکنان می گردد. 132
5-3.پیشنهادها : 133
5-4.محدودیت ها 134
5-5.پیشنهادات قابل تعمیم در خصوص اتوماسیون اداری در مجموعه های اداری : 134
پیوست ها 135
منابع و ماخذ. 139
فهرست منابع: 140
فهرست منابع غیر فارسی: 147
چکیده انگلیسی: 149


جدول( 3-1) جامعه آماری 98
جدول (3-2) آزمون سنجش روایی نمرات سیستم اتوماسیون اداری بر ابعاد متفاوت عملکرد پرسنل‌سازمان  102
جدول(4-1) : جنسیت پرسنل‌سازمان امور اقتصادی و دارائی 105
جدول(4-2) : سطوح تحصیلات پرسنل‌سازمان امور اقتصادی و دارائی 107
جدول(4-3) : سابقه‌کاری پرسنل‌سازمان امور اقتصادی و دارائی 108
جدول(4-4) : رده سنی پرسنل‌سازمان امور اقتصادی و دارائی 109
جدول(4-5) آمار توصیفی نمرات سیستم اتوماسیون اداری و کارایی پرسنل‌سازمان. 112
جدول (4-6) ضریب همبستگی پیرسن نمرات سیستم اتوماسیون اداری و کارایی پرسنل‌سازمان. 113
جدول (4-7) خلاصه اطلاعات آزمون رگرسیون نمرات سیستم اتوماسیون اداری و کارایی پرسنل‌سازمان. 114
جدول(4-8) آزمون رگرسیون نمرات سیستم اتوماسیون اداری و کارایی پرسنل‌سازمان. 114
جدول (4-9) ضرایب استاندارد و غیراستانداردگرسیون نمرات سیستم اتوماسیون اداری و کارایی پرسنل‌سازمان  115
جدول(4-10) آمار توصیفی نمرات سیستم اتوماسیون اداری و کیفیت خدمات پرسنل‌سازمان. 116
جدول (4-11) ضریب همبستگی پیرسن نمرات سیستم اتوماسیون اداری و کیفیت خدمات پرسنل‌سازمان  117
جدول (4-12) خلاصه اطلاعات آزمون رگرسیون نمرات سیستم اتوماسیون اداری و کیفیت خدمات پرسنل‌سازمان  118
جدول(4-13) آزمون رگرسیون نمرات سیستم اتوماسیون اداری و کیفیت خدمات پرسنل‌سازمان. 118
جدول (4-14) ضرایب استاندارد و غیراستانداردگرسیون نمرات سیستم اتوماسیون اداری و کیفیت خدمات پرسنل‌سازمان  119
جدول(4-15) آمار توصیفی نمرات سیستم اتوماسیون اداری و ایجاد وحدت رویه در انجام وظایف پرسنل‌سازمان  120
جدول (4-16) ضریب همبستگی پیرسن نمرات سیستم اتوماسیون اداری و ایجاد وحدت رویه در انجام وظایف پرسنل‌سازمان  122
جدول (4-17) خلاصه اطلاعات آزمون رگرسیون نمرات سیستم اتوماسیون اداری و ایجاد وحدت رویه در انجام وظایف پرسنل‌سازمان. 122
جدول(4-18) آزمون رگرسیون نمرات سیستم اتوماسیون اداری و ایجاد وحدت رویه در انجام وظایف پرسنل‌سازمان  122
جدول (4-19) ضرایب استاندارد و غیراستانداردگرسیون نمرات سیستم اتوماسیون اداری و ایجاد وحدت رویه در انجام وظایف پرسنل‌سازمان. 123
جدول(4-20) آمار توصیفی نمرات سیستم اتوماسیون اداری و سرعت در انجام وظایف پرسنل‌سازمان. 124
جدول(4-21)ضریب همبستگی پیرسن نمرات سیستم اتوماسیون اداری و سرعت در انجام وظایف پرسنل‌سازمان  126
جدول (4-22) خلاصه اطلاعات آزمون رگرسیون نمرات سیستم اتوماسیون اداری و سرعت در انجام وظایف پرسنل‌سازمان  126
جدول(4-23) آزمون رگرسیون نمرات سیستم اتوماسیون اداری و سرعت در انجام وظایف پرسنل‌سازمان  127
جدول (4-24) ضرایب استاندارد و غیراستانداردگرسیون نمرات سیستم اتوماسیون اداری و سرعت در انجام وظایف پرسنل‌سازمان  127


نمودار (4-1) : جنسیت پرسنل‌سازمان امور اقتصادی و دارائی 106
نمودار (4-2) :سطوح تحصیلات پرسنل‌سازمان امور اقتصادی و دارائی 107
نمودار (4-3) : سابقه‌کاری پرسنل‌سازمان امور اقتصادی و دارائی 108
نمودار (4-4) : رده سنی پرسنل‌سازمان امور اقتصادی و دارائی استان مرکزی 110
نمودار پراکنش (4-5) نمرات سیستم اتوماسیون اداری و کارایی پرسنل‌سازمان. 112
نمودار پراکنش (4-6) نمرات سیستم اتوماسیون اداری و کیفیت خدمات پرسنل‌سازمان. 117
نمودار پراکنش (4-7) نمرات سیستم اتوماسیون اداری و ایجاد وحدت رویه در انجام وظایف پرسنل‌سازمان  121
نمودار پراکنش (4-8) نمرات سیستم اتوماسیون اداری و سرعت در انجام وظایف پرسنل‌سازمان. 125

چکیده:

هدف اصلی این پژوهش بررسی تاثیر سیستم اتوماسیون اداری بر عملکرد پرسنل سازمان امور اقتصادی ودارایی استان مرکزی است بر همین اساس یک فرضیه اصلی و پنج فرضیه تدوین گردیده است. سیستم اتوماسیون اداری در سازمان امور اقتصادی ودارایی استان مرکزی موجب افزایش عملکرد کارکنان می گردد.1-سیستم اتوماسیون اداری در سازمان امور اقتصادی ودارایی استان مرکزی موجب افزایش کارایی کارکنان می گردد.2-سیستم اتوماسیون اداری در سازمان امور اقتصادی ودارایی استان مرکزی موجب افزایش کیفیت خدمات کارکنان می گردد.3-سیستم اتوماسیون اداری در سازمان امور اقتصادی ودارایی استان مرکزی موجب ایجاد وحدت رویه در انجام وظایف کارکنان می گردد.4-سیستم اتوماسیون اداری در سازمان امور اقتصادی ودارایی استان مرکزی موجب سرعت در انجام وظایف کارکنان می گردد.5-سیستم اتوماسیون اداری در سازمان امور اقتصادی ودارایی استان مرکزی موجب صحت ودقّت در انجام امور محوله به کارکنان می گردد.
این پژوهش از نظر هدف، از نوع کاربردی و از منظر گردآوری داده، روشی علی – مقایسه ای محسوب می‌شودو روش گردآوری اطلاعات نیز میدانی است. در تحقیق حاضر تمام پرسنل سازمان امور اقتصادی ودارایی استان مرکزی از اتوماسیون اداری بهره مندند ، با تکمیل 95پرسشنامه  تهیه شده پژوهشگر ، به ارزیابی سیستم اتوماسیون اداری بر متغیر های تعیین شده پرداخته شد.
با عنایت به اینکه مسئله اصلی این تحقیق بررسی تاثیر سیستم اتوماسیون اداری بر عملکرد کاری پرسنل سازمان امور اقتصادی ودارای استان مرکزی می باشد ، نتایج زیر حاصل این تحقیق است :
کارایی پرسنل‌سازمان ،کیفیت خدمات پرسنل‌سازمان ،ایجاد وحدت رویه در انجام وظایف پرسنل‌سازمان ،سرعت در انجام وظایف پرسنل‌سازمان و سرعت در انجام وظایف پرسنل‌سازمان پیش بینی‌کننده سیستم اتوماسیون اداری آن‌ها  است.

 

 

فصل اول

کلیات تحقیق

 
 
 
 
 
 
 

1-1 مقدمه

ما در عصری زندگی می کنیم که عصر شگفت انگیز دانش و اطلاعات ، عصرشتاب غیرقابل باور فناوری و خلاقیت است . با عمومیت یافتن سریع دسترسی به کامپیوتر ها و تکنولوژی اطلاعاتی و رسانه های پیشرفته هیچ کشوری نمی تواند اقتصاد قرن بیست و یکمی را بدون زیر ساخت الکترونیکی قرن بیست و یکمی اداره کند ( رنجی جیفرودی ، 1387)  .
سازمان ها را در عصر جدید از بکارگیری سیستم های کامپیوتری و تکنولوژی اطلاعات و رسانه های پیشرفته و گزیری نیست و آینده از آن آنانی است که با شناخت دقیق و صحیح ، محاسن و معایب این سیستم ها را موشکافانه مورد نظر قرار داده و از تجربه دیگران درس بگیرند بدون اینکه هزینه های آن تجربه را مجدداً تقبل نمایند (جراحی ، 1383 ) .
طی سالیان اخیر موج استفاده و بهره گیری از سیستم های اتوماسیون اداری کشور ما را فراگرفته است و بسیاری از سازمان ها ، تمایل زیادی برای بهره گیری و استفاده از این سیستم ها از خود نشان می دهند و حاضرند مبالغ کلانی را جهت استقرار و بکارگیری این سیستم ها صرف نمایند . اما باید بررسی نمود که چنین سیستم های اطلاعاتی تا چه اندازه توانسته به مدیران سازمان ها در بهبود تصمیم گیری ، کاهش مکاتبات اداری، بهبود ارتباطات سازمانی کمک نماید و آیا توانسته چنین سیستم هایی انتظارات مدیران را برآورده نماید( رنجی جیفرودی ، 1387)  .
امروزه در هر اداره یا سازمانی یکی از مشکلات بزرگ برای کارمندان و مراجعین طریقه مکاتبه و
نامه نگاری است و پیگیری این مکاتبات به روش های سنتی است که با توجه به توسعه سازمان ها این روش های منسوخ جوابگوی نیازهای کنونی نمی‌باشد . اتوماسیون اداری که هدیه صنعت فناوری اطلاعات به بروکراسی اداری است ، ایده ای نو است که عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمی رسد . اتوماسیون اداری محدود به یک نرم افزار کامپیوتری برای ثبت نامه ها و چرخش آنها در یک سازمان نمی باشد بلکه یک نوع تفکر مبتنی بر فناوری  جدید است که به مدیران و کارمندان اجازه می دهد بیشتر با دنیای کامپیوتر و فناوری اطلاعات‌آشناگردند ( مهدیان ، 1388 ) .

1-2–بیان مسأله

امروزه محیط‌های کسب و کاری با چالش‌های گوناگونی از قبیل گسترده شدن تعاملات درونی و بیرونی ،تعاملات روزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دوره‌های کاری فشرده به اندازه‌ای افزایش پیدا می‌کند ، که انجام و پیگیری آنها به صورت دستی و سنتی عملاً خارج از توان نیروی انسانی بوده و ممکن است با مشکلات زیادی همراه شود ( موسوی مدنی و نوروزی ، 1385 ) .
حجم بالای اطلاعات و مکاتبات و دسترسی کند ، مسئولین و مدیران را که به مدیریت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بها می دهند ، به سوی اتوماسیون اداری در ابعاد مختلف رهنمون ساخته است . وجود نظام اداری غیر مکانیزه در قسمت مکاتبات اداری سازمان ها باعث بروز مشکلاتی از قبیل زمان بر بودن مکاتبات و تحت کنترل نبودن گردش و نظارت بر مکاتبات و . می شود ( همان منبع ، 1385 ) .
مکانیزم های قدیمی اطلاعات مدیریت ، پاسخگوی شرایط پیچیده حاضر نیست و نمی توان در بر خورد با مسائل بغرنج ، صرفاً به ذهنیات و یا گزارشات محدود متکی بود . اداره امور به شیوه های موثر و کار آمد ، مستلزم پردازش انبوهی از اطلاعات گوناگون است که  با آهنگی سریع رشد کرده و تحلیل آنها را سخت می سازد ( رنجی جیفرودی ، 1387)  .
با ورود کامپیوتر ، عملکرد سازمان ها به صورت بنیادین دگرگون شده است . سازمان هائی که بلافاصله متوجه عواقب این دگرگونی شده اند برای استفاده موثر از این وسیله ، رشد و توسعه سیستم های تکنولوژی اطلاعات مطابق با استانداردهای الکترونیکی  را در اولویت کار خود قرار داده ا ند ( اسلایت ، 2002 ) .
در سال‌های اخیر، پیشرفت فناوری اطلاعات و شاخه‌های وابسته به آن ، راه حل‌های مختلفی را فراروی محیط‌های کسب و کاری قرار داده است . در این میان ، سیستم‌های اطلاعات از مهم‌ترین و کاراترین راه حل‌ها برای تسهیل ، کنترل و نظارت بر گردش اطلاعات در سازمان‌ها است . سیستم‌های اطلاعاتی ، برنامه‌های نرم افزاری هستند که با استفاده از رایانه و بانک‌های اطلاعات DATA BASE کار جمع‌آوری ، ذخیره ، بازیابی و کنترل اطلاعات را در سازمان‌ها تسهیل می‌نمایند لذا ابزار های جدید اطلاعاتی جهت بالا بردن سرعت و دقت عملیات اداری ضروری می باشد . بنابراین توسعه روز افزون و پیچیدگی ارتباطات بین ارکان درون و برون سازمانی و گستردگی اطلاعات و عملیات ، الزام بهره گیری از سیستم اتوماسیون اداری بعنوان روشی نوین و بستر ارتباطات الکترونیکی ، جهت سرعت بخشیدن به امور سازمانی اجتناب ناپذیر کرده است . ( موسوی مدنی ، نوروزی ، 1385 ) .
اتوماسیون اداری ، بهترین ابزار برای رسیدن به راه کارهای مفید در جهت صرفه جویی زمان و استفاده بهینه از وقت و نیروی انسانی در سازمان می باشد . راه حل های مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسر می سازد . دراین فرایند ، حذف مکاتبات کاغذی ، صرفه جویی و استفاده بهینه از زمان و . عملی می گردد (کریمی زند ،  1388 ) .
همچنین با استفاده از امکانات فوق العاده قوی SharePoint در جستجو ، امکان یافتن هر مستند در هر لحظه به صورت Online امکان پذیر می شود . همچنین تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود ( یاراحمدی ، 1387 ) .
به همین منظور در این تحقیق اثرات سیستم اتوماسیون اداری بر عملکرد پرسنل سازمان امور اقتصادی ودارایی استان مرکزی مورد بررسی قرار می گیرد

1-3–اهمیت و ضرورت تحقیق

آینده جایی نیست که به آنجا می رویم ، بلکه جایی است که آن را بوجود می آوریم ، آنهم با راههایی که به آینده­ می سا زیم .تصمیمات استراتژیک و ملی مبنی بر ایجاد دولت الکترونیکی ، چشم انداز ایران 1400 و به تبع آن تصمیمات استراتژیک در راستای چشم انداز و تبیین اهداف و سیاست های کلی و اجرایی در برنامه  پنجم توسعه و تبیین چالشها و راهکار های دستیابی به اهداف ، الزام های دهکده جهانی در امر ارتباطات ، استاندارد سازی عملیات و جلب رضایت ارباب رجوع و همچنین علاقمندی ایران به ورود در جرگه کشور های عضو سازمان تجارت جهانی و پذیرش ایران به عنوان عضو ناظر پس از ده ها بار رد تقاضا ، حضور چشمگیر ایران در سازمانها و مجامع بین المللی وتاکید بند چهارم سند فرابخشی بر گسترش  آگاهی عمومی و توسعه فن آوری و تحقیقات ، مقدماتی را پیش روی سیستم سازمانی­می نهند که روی آوری به اتوماسیون اداری یکی از آنها است . برای حل مسائل پیش رو که در هر سازمانی به وقوع­ می پیوندد از مراحلی همچون تشخیص درست مسئله ، بررسی زمینه های مختلف حل مسئله ، انتخاب بهترین راه حل و اجرای آن و کنترل و حصول اطمینان از درست کار کردن راه حل ، عبور می شود . سازمانها به منظور درک صحیح مسئله زمان زیادی را صرف مطالعه و شناسائی راه حل های مسئله می نمایند . حل برخی مسائل پیچیده سازمانی زمان طولانی را می طلبد و سیستم اتوماسیون پشتیبانی بسیار خوب و موثر تری را در ایفای وظایف مدیریتی از جمله تصمیم گیری، برنامه ریزی و کنترل برای مدیران فراهم می آورد .
متحول شدن ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی از آنچنان رشد سریعی     بر خوردار است  که دیگر فرایند های کند و زمان بر اداری به روال پیشین پذیرفتنی نیست . بر این اساس ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرایند های اداری پرداخت . بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین از سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سویی دیگر ، با جمع آوری  اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها ، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم ­می سازد .
متحول شدن ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی از آنچنان رشد سریعی بر خوردار است  که دیگر فرایند های کند و زمان بر اداری به روال پیشین پذیرفتنی نیست . بر این اساس ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرایند های اداری پرداخت ( رنجی جیفرودی ، 1387 ) .
بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین از سویی به جریان کار سرعت   می بخشد و از سویی دیگر ، با جمع آوری  اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها  بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم می سازد . نرم افزار اتوماسیون  به عنوان بخشی  از مجموعه سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت ، با بررسی مدل های فعالیت سازمان های بخش  عمومی و موسسات صنعتی و بازرگانی طراحی و تولید شده است و می تواند به خوبی پاسخگوی  نیاز های یاد شده باشد ( همان منبع ، 1387 ) .
با توجه به اینکه حجم مکاتبات اداری و گردش نامه ها و اسناد در سازمان ها و موسسات اداری بسیار بالا می باشد وجود یک سیستم نامناسب اداری باعث اتلاف زمان و صرف انرژی بیشتر ، افزایش هزینه ها و در نتیجه غیر بهره ورشدن سازمان می شود . تنها یک سیستم مناسب و سریع اداری می تواند حجم عمده ای از پاسخ ها را کاهش دهد و باعث صرفه جویی اقتصادی و افزایش بهره وری گردد ( موسوی مدنی ، نوروزی ، 1385 ) .
امکان مفقود شدن عمدی و سهوی اسناد ، نامه ها و پرونده ها وجود دارد ؛ به ویژه در زمان